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法廷日記

浦部孝法の日記です。時事問題、法律問題に関して適当に書いています。

内容証明郵便の出し方講座

法律論 仕事

内容証明郵便という言葉を聞いたことがある人は多いと思いますが、実際に出したことがある人はなかなか少ないと思います。大抵の人は一生に1回あるかないかというところでしょう。僕自身、仕事ではしょっちゅう出しますが、プライベートでは一度も出したことがありません。

運悪く内容証明を出さなければならなくなったときに備えて、内容証明について解説をしようと思います。

そもそも内容証明って何?

内容証明は、いつ、どのような内容の手紙を、誰が、誰に対して差し出したかということを日本郵便が証明してくれる制度です。

内容証明を使うことで、手紙の差し出し時期、手紙の内容、差出人、受取人を客観的に証明することができるようになります。

どのような場合に内容証明を使うの?

内容証明を使う目的は、相手に「そんな内容の手紙は受け取っていない。」という言い逃れをさせないことにあります。したがって、内容証明を使う場合は、相手に手紙を受け取っていないと言い逃れられると困るような場合です。つまり、その手紙の内容に法律的な意味がある場合に用います。

例えば、契約の解除の意思表示だったり、時効の中断事由となる請求(料金支払いの催促など)をする場合には、差出時期と内容が後々証明できる内容証明を使います。

逆に、法律上の意味がない単なる相手に対するお願いであったり、事実を伝えるだけの場合は、内容証明を用いる必要がありません。むしろ、このような場合に内容証明を使うと不用意に相手に不快な思いをさせて(普通の人は内容証明がいきなりきたらびっくりしてしまいます)、話がややこしくなる可能性があるので注意が必要です。

内容証明の形式は?

内容証明には字数や行数の制限があります。ざっとこんな感じです。縦書きか横書きかで違うので注意しましょう。

縦書き横書きの区別行数・字数
縦書き ・1枚あたり26行以内で1行20字以内
横書き

・1枚26行以内1行20字以内

 又は

・1枚40行以内で1行13字以内

 又は

・1枚20行以内で1行26字以内

また、「㎡」などは、ワードとかだと1文字ですが、内容証明では「m」と「2」の2文字としてカウントされるので注意が必要です。詳しくは、日本郵便のホームページでチェックしましょう。

内容証明 ご利用の条件等 - 日本郵便

内容証明は謄本が2通必要になります。相手に送るものを合わせると合計で3通同じ手紙が必要なことになります。謄本は郵便局が保管する用と差出人が保管するように用意するものです。内容が同じであれば手書きで3通作ってもかまいませんが、通常はワードなどで作成したものを3部印刷します。

2ページを超える場合は契印が必要になるので忘れないようにしましょう。契印は謄本にも必要です。

内容証明はお手紙ですので、当然封筒が必要になります。郵便局の窓口に持っていくものは、封筒1、手紙3(謄本2)になります。まずは、手紙3通の内容が一致しているかを郵便局の人にチェックしてもらってから(10分ほど待たされるので時間に余裕をもっていきましょう)、自分で封筒に相手に送る用の手紙を入れて郵便局の人に渡すことになります。

配達証明をつけるのを忘れずに

内容証明は、いつ、だれが、どのような手紙を、誰に、送ったかということを証明してくれますが、相手が受け取った事実までは証明してくれません。そのため、内容証明を送るときは必ずセットで配達証明をつけます配達証明をつけることで、手紙が、相手方に配達されたことが証明できます。配達証明をつけなければ、内容証明を送る意味がほとんどありませんので注意しましょう。デフォルトでは配達証明はついていません。

電子内容証明郵便サービスも

窓口でやろうと思うと以上のめんどくさい作業が必要ですが、あらかじめ電子内容証明郵便サービスに登録しておけば、ささっとパソコン上だけで内容証明郵便を出すことができます。しかし、最新のパソコンだったりマックなどは対応していないという難点があります。